Ośrodek Pomocy Społecznej w Poniecu

Zapytanie ofertowe

Poniec, 10.06.2021r.

Zapytanie ofertowe

Ośrodek Pomocy Społecznej w Poniecu, NIP: 6961682943 z siedzibą: ul. Krobska 45A; 64-125 Poniec zaprasza do złożenia oferty na realizację zadania z zakresu zarządzania projektem pod nazwą "Klub Aktywnych w Poniecu", o nr: RPWP.07.01.02-30-0159/19, który został złożony w odpowiedzi na konkurs nr RPWP.07.01.02-IP.03-30-001/19, Działanie 7.1 Aktywna integracja, Poddziałanie 7.1.2 Aktywna integracja – projekty konkursowe Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020.

I. Dane Zamawiającego:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Poniecu

ul. Krobska 45A

64-125 Poniec

II. Informacje ogólne

1. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy i procedury określone ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 poz. 2019 ze zm.), zwaną dalej "ustawą Pzp". Zgodnie z art. 2 pkt 1 ww. ustawy niniejsze zamówienie podlega wyłączeniu od stosowania przepisów ustawy Pzp.

2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

4. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w polskich złotych (PLN). Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

5. Wykonawcą może być osoba fizyczna lub osoba prawna.

6. Zapytanie ofertowe i umowa z wykonawcą nie powodują powstania zobowiązania finansowego. Zobowiązanie finansowe powstaje w wyniku podpisania przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie.

III. Opis przedmiotu zamówienia

Czynności zarządzania projektem, to jest:

1. Przygotowania załączników niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie.

2. Poprawa załączników zgodnie z zaleceniami IOK, aż do zatwierdzenia załączników przez IOK.

3. Koordynowania projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym i przepisami unijnymi oraz wytycznymi.

4. Współpracy z IOK oraz innymi instytucjami, w szczególności utrzymywania stałych kontaktów z opiekunem projektu.

5. Wyznaczenia minimum jednej osoby do realizacji zadań przewidzianych w niniejszej umowie.

6. Sporządzania wniosków o płatność oraz dokumentów z nimi związanych wymaganych umową o dofinansowanie i wytycznymi w terminach określonych w umowie o dofinansowanie na podstawie informacji i dokumentów przekazanych przez Zamawiającego.

7. Dokonania całkowitego rozliczenia finansowego i rzeczowego względem IOK.

8. Sporządzania wszelkich dokumentów, zestawień, wyjaśnień, etc, na żądanie Instytucji Zarządzającej i innych instytucji, o ile takie żądanie jest oparte o Wytyczne lub umowę o dofinansowanie.

9. Sporządzania i aktualizowania dokumentacji niezbędnej do realizacji projektu, wymaganej przez wytyczne i/lub umowę i/lub wniosek o dofinansowanie, w tym regulaminów, formularzy zgłoszeniowych.

10. Bieżącego monitoringu postępu rzeczowego i finansowego projektu

11. Podejmowania działań mających na celu wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości

12. Prowadzenia dokumentacji projektowej w sposób uporządkowany i przejrzysty ułatwiający realizację projektu poza dokumentacją księgową.

13. Kontroli wydatkowania środków, w tym prawo do zakwestionowania wydatków jeżeli są one niezgodne z Projektem bądź wytycznymi.

14. Przygotowania projektu do kontroli, poza dokumentacją księgową, na podstawie listy dokumentów przesłanych wcześniej przez instytucje zarządzającą lub inne instytucje.

15. Udzielania wyjaśnień w sprawie prowadzenia dokumentacji księgowej projektu przez wyznaczonego pracownika Wykonawcy – księgową.

16. Delegowania minimum jednego pracownika na okres kontroli, celem składania przez niego wyjaśnień w zakresie kontrolowanego projektu.

17. Prowadzenia procesu kontroli aż do uzyskania zaleceń pokontrolnych.

18. Przygotowania rekomendacji dotyczących przygotowania odpowiedzi do zaleceń pokontrolnych.

19. Przygotowywania wspólnie z Zamawiającym zmian do wniosku o dofinansowanie.

20. Przygotowania zapisów merytorycznych do procedur wyboru wykonawców.

21. Sprawdzenia poprawności wyboru wykonawców pod kątem ich zgodności z wytycznymi.

22. Przygotowania dokumentacji potwierdzającej proces wyboru wykonawców zgodnie z wytycznymi oraz dokumentacji potwierdzającej prawidłowość realizacji zlecenia przez firmę podwykonawczą.

23. Przygotowania i prowadzenia dokumentacji dotyczącej personelu projektu, w tym sprawdzanie poprawności form zatrudnienia, przygotowania wymaganych wytycznymi regulaminów, sprawdzanie poprawności dokumentowania czasu pracy.

24. Przekazania wskazówek co do promocji projektu zgodnie z planem komunikacji oraz wytycznymi dot. oznakowania projektów.

25. Przekazania Zamawiającemu kompletu dokumentacji związanej z realizacją projektu po końcowym rozliczeniu projektu.

IV. Termin realizacji zamówienia:

Od podpisania umowy z wykonawcą do zakończenia realizacji projektu.

V. Warunki płatności:

1. Wynagradzanie, będzie płatne w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT na konta wskazane w tej fakturze VAT.

2. Wynagrodzenie będzie wypłacane, jako wartość procentowa złożonych wniosków o płatność liczona wg wzoru: kwota wydatków kwalifikowanych ujęta we wniosku o płatność x procentowa wartość kosztów pośrednich ujęta we wniosku o dofinansowanie x wartość % wskazana w ofercie.

3. Wynagrodzenie zostanie wypłacone w ilości transz równych ilości wniosków o płatność składanych w ramach wniosków o płatność.

VI. Warunki udziału w postępowaniu

Sytuacja ekonomiczna lub finansowa.

O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia Wykonawcy.

VII. Kryteria oceny ofert:

1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria oceny ofert: Kryterium: procent kosztów pośrednich zaplanowanych do poniesienia w ramach projektu - waga 100%

2. Procent kosztów pośrednich jest rozumiany jako procentowa wartość kosztów pośrednich za jaką oferent jest gotowy do realizacji przedmiotu zamówienia.

3. Wartość kosztów pośrednich w przedmiotowym projekcie wynosi: 155 671,10 zł.

4. Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie przedstawionego wyżej kryterium oraz jego wagi. Oferty oceniane będą punktowo, w następujący sposób: Procent kosztów pośrednich zaplanowanych do poniesienia w ramach projektu = (Najniższy procent kosztów pośrednich zaplanowanych do poniesienia w ramach projektu / Badany procent kosztów pośrednich zaplanowanych do poniesienia w ramach projektu ) x waga 100% x 100.

VIII. Opis sposobu obliczania ceny:

1. Cena będąca procentem kosztów pośrednich zaplanowanych do poniesienia w ramach projektu winna zawierać wszystkie koszty, jakie poniesie wykonawca z tytułu należytego wykonania przedmiotu zamówienia w tym koszty podatku VAT.

2. Wykonawca zobowiązany jest do podania całkowitego procentu kosztów pośrednich zaplanowanych do poniesienia w ramach projektu, wyliczonej do dwóch miejsc po przecinku, wyrażonej cyfrowo i słownie.

IX. Miejsce, termin i sposób składania ofert wraz z niezbędnymi załącznikami:

1. Na ofertę składa się:

a) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

b) Formularz ofertowy.

c) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału.

2. Ofertę należy:

a) Złożyć w formie pisemnej w języku polskim, z wykorzystaniem formularza ofertowego, (osobiście, pisemnie – listem, w siedzibie Zamawiającego, do dnia 2021-06-18 do godz. 14:00.

b) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. Poprawki cyfr i liczb należy pisać wyrazami.

3. Ofertę należy opakować w jednej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem: Zapytanie ofertowe na zarządzanie projektem „Klub Aktywnych w Poniecu”.

4. Oferty, które wpłyną do Ośrodka po wyżej określonym terminie lub nie będą zawierały wszystkich wymaganych dokumentów nie będą rozpatrywane.

X. Rozstrzygnięcie postępowania:

Zamawiający po wyborze najkorzystniejszej oferty niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Wykonawców.

XI. Pozostałe informacje:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a) Zmiany warunków lub terminu prowadzonego postępowania ofertowego.

b) Unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.

c) Nie realizowania zapisów umowy w przypadku nie podpisania umowy o dofinansowanie z Instytucja Zarządzającą.

XII. Załączniki:  

1. Załącznik nr 1: Wzór formularza ofertowego.

2. Załącznik nr 2: Wzór oświadczenie wykonawcy.

3. Załącznik nr 3: Wzór umowy.

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 Wzór formularza ofertowego (plik pdf 66KB)
2. Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia wnioskodawcy (plik pdf 70KB)
3. Załącznik nr 3 Wzór umowy (plik pdf 221KB)